Berkomunikasi yang Tepat Saat Meeting

Meeting atau rapat dalam sebuah perusahaan adalah hal yang wajar. Dalam meeting itu biasanya dibahas mengenai langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan demi kemajuan bersama. Hanya saja sayangnya justru rapat ini terkadang tak menghasilkan apa pun, dan hanya membuang waktu dan tenaga. Meeting yang seperti itu bukanlah meeting yang efektif. Umumnya pula, yang membuat meeting itu tak efektif adalah kurangnya komunikasi dari mereka yang hadir dalam meeting. Agar meeting bisa efektif, berikut ini cara berkomunikasi saat meeting yang tepat.

1. Mempersiapkan segalanya

Sebelum mengadakan meeting, jika kita merupakan seorang pemimpin yang akan memimlin meeting tersebut, ada baiknya kita mempersiapkan segala sesuatunya, mulai dari apa yang akan dibicarakan, atau tujuan apa yang ingin dicapai dari meeting itu. Bila masih belum siap, sebaiknya tunda dulu meeting-nya, daripada waktu terbuang sia-sia. Meeting yang terencana dengan baik bisa membuat komunikasi dengan rekan kerja atau bawahan terjalin dengan baik karena lebih terarah.

2. Bicara bergantian

Setelah pemimpin sudah menjalankan perencanaan meeting yang matang, meeting juga masih belum bisa berjalan baik tanpa adanya kerja sama dari rekan kerja yang menghadiri rapat. Terkadang, dalam mengungkapkan pendapat, banyak orang berbicara dalam waktu yang sama, dan ini membuat meeting jadi kurang efektif. Agar komunikasi di dalam ruang meeting lebih lancar, sebaiknya tiap orang mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Jangan ada yang memotong pembicaraan, dan pendapat seseorang harua didengar sampai tuntas. Kalau pun ada yang memotong pembicaraan, jangan sampai terbawa emosi, dan tanggapi dengan bijak.

3. Memperhatikan bahasa tubuh

Saat berbicara dalam meeting, pastikan kita memperhatikan bahasa tubuh orang lain yang juga hadir. Jika orang lain itu tak fokus dengan apa yang menjadi pembicaraan atau pembahasan kita, sudah pasti dia tak akan mendengarkan atau peduli dengan apa yang dibicarakan.  Untuk itulah, kita juga harus memperhatikan bahasa tubuh kita sendiri. Jaga kontak mata, karena dari kontak mata itu kita bisa membangun rasa saling percaya. Jika kontak mata saja tak ada, maka orang lain bisa menilai kita sebagai orang yang kurang percaya diri, dan apa pun yang keluar dari mulut kita tak akan didengar.

4. Usahakan jangan meeting terlalu lama

Meeting yang terlalu lama bisa membuat siapa pun yang hadir merasa bosan dan buang-buang waktu. Lebih baik adakan meeting dalam waktu yang tak terlalu lama, dan dalam waktu yang singkat itu usahakan agar semua bahasan bisa dibahas. Kalau pun memang harus membutuhlan waktu yang lama, berikan waktu untuk istirahat, agar yang hadir tak bosan dan bisa mempersiapkan diri agar kembali siap meeting. Jika sudah merasa bosan, maka komunikasi jadi kurang efektif, dan yang hadir pastinya ingin meeting itu cepat selesai.

5. Memberikan kesimpulan dan poin penting

Tak semua orang mau mendengarkan pembicaraan orang lain. Mengetahui hal itu, ada baiknya kita memberikan kesimpulan dan juga mengulang beberapa poin penting dalam meeting agar orang yang hadir dalam meeting paham betul apa yang dibicarakan dalam meeting. Hal ini tak hanya berlaku dalam meeting saja, namun juga berlaku dalam komunikasi lainnya, agar lawan bicara mengetahui apa yang kita bicarakan.

Pastikan kita melakukan 5 poin di atas sebelum beranjak ke meeting berikutnya. Jika satu meeting sudah berjalan sebagaimana mestinya, itu berarti komunikasi dalam meeting sudah berjalan lancar.