Kebiasaan Agar Meeting Lebih Efektif

Bagi beberapa orang, menghadiri meeting atau rapat mungkin merupakan sesuatu yang membosankan dan buang-buang waktu. Memang, jika meeting dilakukan tanpa rencana yang matang, bisa-bisa tak akan membuahkan hasil, namun jika direncanakan dengan matang, meeting bisa berjalan sukses dan efektif. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan agar meeting bisa berjalan sukses.

1. Tentukan tujuan meeting

Sebelum melakukan meeting, sebaiknya tentukan tujuan dari meeting itu untuk apa, sehingga meeting tak sia-sia dan membuahkan hasil. Tujuan dari meeting misalnya untuk memberikan ide atau informasi baru, sehingga untuk ke depannya siapa pun yang menghadiri meeting itu bisa bekerja lebih baik. Intinya, jangan sampai meeting hanya berakhir buang-buang waktu.

2. Meeting di luar kantor

Cara lain yang bisa dilakukan agar meeting berjalan efektif adalah mengadakan meeting di luar kantor, seperti misalnya di kafe, restoran, atau bahkan di taman. Meeting di kantor mungkin dianggap membosankan karena suasananya masih suasana kantor. Dengan mengadakan meeting di luar kantor maka suasana bisa berganti dan memberikan kesegaran bagi mereka yang menghadiri rapat.

3. Batasi partisipan meeting

Agar meeting lebih efektif, sebaiknya batasi orang yang datang ke meeting itu. Semakin sedikit orang yang datang ke meeting, semakin baik. Pilihlah orang yang tepat untuk datang ke meeting, karena yang penting dalam meeting adalah pengambilan keputusan, bukan jumlah partisipannya. Jika partisipan yang datang tak terlalu banyak, maka proses mendengarkan pendapat akan berjalan efektif dan tak memakan waktu yang lama.

4. Batasi durasi

Tak hanya jumlah partisipan, meeting juga harus dibatasi durasinya. Durasi meeting yang lama hanya akan membuat partisipan merasa bosan, dan dari rasa bosan itu nantinya mereka tak lagi mendengarkan isi meeting, dan akhirnya meeting itu tak ada hasilnya kecuali buang-buang waktu dan tenaga. Tak hanya itu, setelah meeting yang membosankan itu bisa jadi mereka yang datang justri menurun produktifitasnya karena sudah lelah duluan di ruang meeting.

5. Adakan sesi tanya jawab

Setelah meeting, usahakan untuk mengadakan sesi tanya jawab. Sesi tanya jawab ini juga diusahakan untuk dimanfaatkan semaksimal mungkin, bukan hanya sekadarnya saja. Sesi tanya jawab ini bisa membuat hubungan atasan dan bawahan makin erat, karena mereka lebih mengenal satu sama lainnya.

Sudahkah meeting yang kita lakukan berjalan secara efektif?