Kekuatan Pertanyaan agar Komunikasi Efektif

Dalam aktivitas komunikasi di kantor terjadinya kesalahpahaman adalah hal yang lumrah terjadi. Ketika atasan memberikan instruksi misalnya tak jarang bawahannya keliru mengartikan hal tersebut. Kesalahan memaknai alhasil membuat proses komunikasi menjadi kurang efektif dan akhirnya menghambat proses kerja.

Untuk itu dalam dunia profesional penting sebenarnya untuk tiap orang di dalamnya bersikap proaktif. Jika dirasa masih ada hal yang belum jelas, mengganjal, atau membingungkan jangan ragu untuk membuat pertanyaan lanjutan.

Pertanyaan lanjutan diperlukan untuk mengkonfirmasi hal-hal yang dianggap belum jelas. Contohnya ketika seorang bawahan mengatakan prosedur dari sebuah vendor rumit lanjutkan dengan pertanyaan apa yang dimaksud dengan rumit. Ternyata setelah di follow-up adalah bukan prosedur rumit melainkan dibutuhkan beberapa tahap sesuai aturan yang berlaku. Dari pertanyaan lanjutan ini atasan menjadi tahu akar masalah dari sebuah pernyataan sehingga membantunya menemukan solusi.

Dalam dunia manajemen dikenal pula metode bertanya ‘why’ sebanyak lima kali. Teknik ini dikembangkan oleh Sakichi Toyoda di mana metode bertanya tersebut diimplementasikan di Perusahaan Toyota Motor Corporation. Metode ini kemudian banyak dipakai sebagai salah satu metode ketepatan kerja, six sigma, dan problem solving yang pada umumnya menyelidiki hubungan sebab akibat dari sebuah proses.

Dari proses bertanya ‘why’ sebanyak lima kali kita akan lebih mengetahui suatu permasalahan secara komprehensif. Kita pun dapat mengetahui akar permasalahan lalu mencari solusinya dan mengurangi ketidakjelasan dalam sebuah proses komunikasi.

Sebagai seorang pemimpin proses bertanya ini sangatlah penting. Karena dengan bertanya kita bisa memastikan bahwa sebuah pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Pertanyaan-pertanyaan ini juga membantu menghindari konflik dan kesalahpahaman yang biasa terjadi akibat dari proses komunikasi yang kurang efektif.

Strategi komunikasi lainnya, bisa Anda baca lebih lanjut di buku berjudul Effective Leadership Communication karya Dasep Suryanto yang bisa didapat di toko buku terdekat.